● CAPÍTULO TRÊS DO LIVRO EVENTOS: BENEFÍCIOS AOS PATROCINADORES E COTAS DE PATROCINIO ●

Quando são oferecidos benefícios aos patrocinadores do evento, estes devem estar relacionados a um ou mais dos possíveis objetivos principais do evento, que são essencialmente, exposição da marca, relacionamento e venda. Os benefícios podem ser, por exemplo:

Exposição da marca: divulgação na mídia (de acordo com o tamanho da cota), assessoria de imprensa (mensão e agradecimento durante entrevistas ou mídia impressa), peças de divulgação (mídia, folders, e-mails e outros), merchandising (banners e material distribuído no local do evento), patrocínio do traslado e patrocínio do Keynde Speaker, que é a possibilidade de patrocinar com exclusividade o palestrante principal;

Palestras durante o evento;

Estande ou espaço exclusivo;

Ações sociais e de entretenimento: como atividades esportivas, almoços, jantares, coffee breaks ou coquetéis, salas de relaxamento ou beleza, shows, cursos de aperfeiçoamento pessoal, sala de internet e outros.

ESTRATÉGIAS PRÉ E PÓS-EVENTO

As ações pós-evento devem ser iniciadas antes do início do evento, ter continuidade em sua execução e ser devidamente duradouras.

Algumas ações:

Mais que um RSVP: Aplicado a pessoas convidadas no evento. RSVP é uma expressão francesa “Répondez, s’il vous plaît”. É uma fonte rica de dados dos convidados, como pesquisas de perfis, pesquisas específicas para o evento, pesquisa da lembrança da marca, pesquisa do conteúdo;

Contato pré-evento: interagir com os confirmados antes do avento;

Mailing dos participantes;

Envio de material;

Pós-evento: Novos contatos e encontros após o evento;

Administração do mailing e das ações: estruturas e bom planejamento;

AVALIAÇÃO DO EVENTO

Identificar através de análises os pontos fortes e fracos que levarão a melhorias em eventos futuros.

CÁLCULO DO VALOR DO EVENTO

Etapas:

1. Identificar o custo do evento, mesmo que seja apenas uma estimativa;
2. Calcular o valor do evento. Formas de calcular:

Fase I – Fase de baixa concorrência – Preço = margem (variável) + custo (fixo).

Fase II – Fase de alta concorrência – preço definido pelo mercado –

Margem = Preço (fixo) + Custo (variável).

Fase III – Fase da busca pela vantagem competitiva – diferenciação. Com os custos controlados é possível definir o preço com as margens pretendidas.

DECISÕES SOBRE NÍVEIS DE COTAS DE PATROCÍNIO

Cotas de patrocínio são “parcelas predefinidas da parte total do valor do evento que cabem a cada patrocinador”.

Sobre a destinação de cotas o promotor deve estar atento ao valor do evento para saber quantos patrocinadores serão necessários, o impacto na exposição de sua própria marca, valor das cotas, tamanho e número de patrocinadores.

● CAPÍTULO DOIS DO LIVRO EVENTOS: ESTRUTURAÇÃO DA IDÉIA DE UM EVENTO EM UM PROJETO ●

Determinação de conceito do evento

• Evento: combinação de três itens: tema central, missão e objetivos.

• Tema central: geralmente é o próprio título. É muito importante a escolha de um título tanto para motivar o investimento de futuros patrocinadores, quanto para identificação pelo público alvo. Quanto mais específico, maiores são as chances de se conseguir patrocinadores.

Exemplo Título: Salão de novos negócios-1000 idéias de como montar um novo negócio. Título atual, inovador, direto e segmentado.

Exemplo Tema central: CONAREC- Congresso Nacional das Relações Empresa-Cliente –“A gestão estratégica das relações com clientes: pessoas, processos, tecnologia”. O título não se altera( CONAREC), as empresas promotoras do evento apostam a cada ano, de acordo com as tendências do mercado, em um tema diferente.

• Missão: Razão de existir de um evento. Deve ser duradoura e explicitar em poucas palavras ou em um parágrafo o principal conceito do evento, seu propósito e sua contribuição para o mercado. Deve ser bem descrita, para que todos da equipe trabalhem independentes, mas conduzidos por um único propósito.

Exemplo: CONAREC – Ser o principal evento latino-americano e um dos maiores eventos do mundo[...]. Missão clara e arrojada. Mostra o que os organizadores pretendem com o evento hoje e amanhã.

• Objetivos: Deve traduzir a missão, razão de existir, através de objetivo principal e secundário. Define o que se pretende alcançar. Deve ser de fácil reconhecimento por todos os envolvidos no evento.

• O objetivo principal pode abranger três tipos de propósito: o relacionamento, a divulgação da marca e a execução de negócios e vendas. Para que o foco não seja perdido, o evento deve abranger somente um propósito.

Exemplo: Agriforum – O evento tem por objetivo constituir-se num fórum de discussões envolvendo a cadeia do agronegócio no país [...] Objetivo claro e

priorizado.

• Objetivos secundários: Outros objetivos dos patrocinadores que serão atendidos com o projeto.

Exemplo: IT Fórum- Aumentar os relacionamentos para poder aumentar a s vendas, colocando as empresas patrocinadoras frente a frente com os mais importantes profissionais tomadores de decisão que movimentam o mercado da tecnologia, em reuniões formais e eventos informais[...] Objetivo principal e objetivos secundários bem definidos.

Identificação do público alvo e do perfil dos convidados

• Público alvo: Correspondem as expectativas traçadas nos objetivos. Significa decidir quais empresas e pessoas serão convidadas a participar do evento. É ideal que o promotor selecione apenas um público para não perder o foco por meio de: a) uma única estratégia de comunicação e divulgação; b) um formato único do evento; c) uma única estratégia de arrecadação de verba e d)um único sistema de avaliação do evento. Em um evento corporativo, o público alvo é mais específico e sua definição é composta da seguinte maneira:

1. Expectativa e objetivo do número de empresas participantes;
2. Segmentação das empresas convidadas;
3. Expectativa e objetivos do número de profissionais participantes;
4. Segmentação dos profissionais convidados.

Em um evento direcionado a pessoas físicas, dificilmente será possível uma definição igual à de um evento corporativo. Define-se a quantidade de público esperada e as características desejadas e comuns dos convidados.

Escolha do formato do evento

É composto de data, local, atividades e programa.

• Escolha da data

Deve atender aos convidados, patrocinadores e promotores. Para a escolha de uma data apropriada são necessários: pesquisar datas comemorativas, pesquisar eventos concorrentes, considerar dias da semana mais apropriados, considerar datas de fechamento de vendas, sazonalidade.

• Definição do local

Para a escolha de um local, o promotor deve estar atento a três questões:

O local tem a cara do evento? Os itens da segmentação do público alvo, como região geográfica, podem influenciar na escolha do local.

O local tem a infra estrutura necessária? São pontos importantes. Devem ser analisados: estacionamento, tamanho, qualidade dos restaurantes e variedade dos cardápios, entre outros.

O local condiz com o orçamento disponível? A realização de um evento em um determinado local varia conforme seu custo. Também é importante avaliar a relação custo/beneficio que ele trará ao resultado final em comparação à outras alternativas e à sua atratividade tanto para os convidados, quanto para os patrocinadores.

Atividades

Variam de acordo com o objetivo do evento, relacionamento, vendas, exposição da marca etc.

Exemplos de atividades: palestras; reuniões; ações sociais, culturais e de entretenimento;

estande para exposição; estande para vendas.

Palestras

O promotor que for realizar o evento tem duas opções. Ele pode contratar os palestrantes ou contratar uma empresa especializada para indicar o palestrante. Para que o promotor tenha tranqüilidade com o evento a melhor opção é contratar uma empresa que faça todo o tipo de serviço tais como: hotel, alimentação, taxas de contratação, transporte e etc...

A agenda do palestrante de renome nacional ou internacional é bastante disputada e costuma ser preenchida até com um ano de antecedência.Portanto, essa deve ser uma das primeiras decisões do promotor do evento.

O promotor deverá apresentar os objetivos e estratégias do evento e os objetivos específicos da palestras em questão.

Reuniões

Reuniões privadas com pessoas do interesse do patrocinador significam ganhar muitos pontos no projeto. Uma das maiores dificuldades que empresas fornecedoras de produtos e serviços encontram em eventos de relacionamento é a atração de possíveis compradores para ouvi-las.

ACÕES SOCIAIS, CULTURAIS E DE ENTRETENIMENTO

É importante a interação entre patrocinadores e público convidado, além da possibilidade de exposição da marca. Dessa forma um evnto pode oferecer entretenimento tais como:

• Atividades esportivas
• Almoços, jantares, coffee breaks, coquetéis e outros.
• Salas de relaxamento ou beleza
• Shows
• Cursos de aperfeiçoamento pessoal
• Sala de internet
• Visitação exclusiva

ESTANDES PARA EXPOSIÇÃO E VENDAS

O estande pode desempenhar papeis diferentes, de acordo com o objetivo do evento. Com relação ao tamanho do espaço, o promotor do evento pode escolher entre três possibilidades:

• Estandes padronizados: Costumam ser utilizados quando a exposição não é a principal atividade do evento.
• Estandes customizados, com estrutura construída pelo organizador: O pormotor pode contratar uma empresa especializada em montagem de estandes e oferecer opções predefinidas de visual e de tamanho para os estandes.
• Estandes customizados com estrutura definida e implementada sob responsabilidade de patrocinador: O promotor pode deixar livre a escolha do visual e tamanho do estande, oferecendo apenas o espaço onde será instalado.

PROGRAMA

É preciso definir o programa geral com horários, durações e conteúdo.

• Dias de duração

• Horários de inicio e termino

• Horários de inicio e termino de cada palestra e atividade

• Palestrantes e pequeno histórico de cada um deles

• Resumo de cada palestra com tópicos-chave

• Sala ou ambiente onde será apresentada cada atividade ou palestra, inclusive com mapa de acesso.

• Horários e locais das refeições

• Atividades paralelas como passeios, atividades esportivas, excursões, dias livres etc.

Referência:

GIACÁGLIA, Maria Cecília. Eventos: como criar, estrutuar e captar recursos. São Paulo: Aleph Thomsom, 2006.

● O PROJETO ● ((Programação))

Evento Cultura em Trilhos

15 hs: Estação Vilarinho

15 hs: Estação Eldorado

16 hs: Estação Santa Tereza

16 hs: Estação Carlos Prates

17 hs: Estação Central

• Estação Vilarinho: apresentação de dança com os grupos: Escola de Samba e Animus Cia de Dança;
• Estação Santa Tereza: apresentação de voz e violão (a confirmar qual artista local);
• Estação Carlos Prates: exposição de fotos com ‘relatos’ da história do metrô de Belo Horizonte;
• Estação Eldorado: Apresentação do grupo de teatro Filhos da PUC
• Estação Central: apresentação da banda Poizé – pop rock-soul e Apresentação da banda Nihil – rock, com exposição de ‘grafitti’ simultaneamente às apresentações musicais.

● DICA EU VÔ DA SEMANA ●

A inflecta traz a cada semana uma nova dica de eventos gratuitos que estão acontecendo em nossa cidade de Belo Horizonte.

Vale a Pena Conferir!!!

O destaque da semana vai para a CASA FIAT DE CULTURA, uma instituição sem fins lucrativos, mantida pela Fiat Automóveis e demais empresas do Grupo Fiat. Sua finalidade é difundir a cultura brasileira e mundial, promovendo a integração social através de atuação junto às comunidades e grupos sociais de todos os segmentos.

Até o dia 5 de outubro estarão em cartaz duas ótimas exposições (visitadas e aprovadas por nossa colega Paola Guimarães).

A ARTE NOS MAPAS:

A Casa Fiat de Cultura faz uma viagem no tempo e assesta a proa de sua nau em meio às vagas de mares até então nunca dantes navegados. Os cartógrafos vão mapeando o real por entre o imaginário, a chorar naufrágios e celebrar conquistas, aquém e além da Taprobana. Navegar é preciso, viver, nem tanto! O que nos move é o imperativo de El Rei Dom João Segundo. O recurso às imagens de Camões e Pessoa é forçoso, diante das grandiosas imagens que ficaram a dar testemunho desses tempos heróicos, que resultaram na criação do mundo moderno, com o deslocamento do eixo geográfico, social e econômico do globo. Essa grande mudança, a mais radical de toda a história, deixa a nu a insignificância dos impactos da “Corrida Espacial” de nossos tempos. Esta fica a nos dever – e ainda por muito tempo – o cumprimento das profecias de Asimov, Bradbury e Clarke sobre a colonização das galáxias, antes que uma exposição de seus resultados permanentes possa ser objeto de uma exposição como a que agora oferecemos ao público.

J. Eduardo de Lima Pereira.

(Presidente da Casa Fiat de Cultura)

COM QUE ROUPA EU VOU:

A estilista Glaucia Amaral nos pergunta: “com que roupa vamos?”, assim nos mostra com que roupa fomos e por quê. A exposição é inspirada pelo refrão da música Com que Roupa, de Noel Rosa (1910-1937), gravada em 1930, grudou para sempre na memória do brasileiro.

A Casa Fiat de Cultura propõe, na sua quarta exposição, uma visão divertida e reflexiva do traje, essa "segunda pele" que mais revela do que esconde sobre seu usuário. A curadoria delicada e criativa de Glaucia Amaral nos pergunta com que roupa vamos e nos mostra com que roupa fomos. E por quê.A cultura brasileira deu à pergunta de Noel Rosa um significado muito amplo. Nas mais diversas situações, à falta de meios de qualquer natureza para se atingir um objetivo, pergunta-se: "Com que roupa?"A Casa Fiat de Cultura vai com a roupa de trazer ao público - o mais amplo possível - o melhor da cultura brasileira e mundial.

J. Eduardo de Lima Pereira.

(Presidente da Casa Fiat de Cultura)

Local: Casa FIAT de Cultura - Rua Jornalista Djalma de Andrade, 1250 - Belvedere - Nova Lima/MG.

Data: 30 de julho a 05 de outubro – ENTRADA FRANCA.

Horário: terça a sexta de 10hrs as 21hrs
Sábado, domingo e feriados de 14hrs as 21hrs.

Informações: Tel.: (31) 3289.8900

QUER CARONA?

Para ampliar o acesso dos visitantes às exposições, a Casa Fiat de Cultura oferece, além da entrada gratuita em toda a sua programação, transporte gratuito. Fique atento aos horários e não deixe de pegar sua carona para apreciar as mostras.

Serviço: De terça a domingo.

Horários:

● CALENDÁRIO DE SETEMBRO DA SETUR (Secretaria de Turismo) ●

Abaixo disponibilizamos um calendário divulgado pela SETUR de eventos relacionados com o Turismo.

Clique na imagem para ampliar

● CAPÍTULO UM DO LIVRO EVENTOS: GERAÇÃO, SELEÇÃO E TESTE DE IDÉIAS PARA EVENTOS ●

Quando se busca um novo projeto em eventos, várias idéias podem surgir. É preciso, entretanto, que a identificação da melhor idéia passe por um processo estruturado, considerando-se três etapas: geração, seleção e teste.
Muitas empresas ou profissionais empenhados no lançamento de eventos apostam logo na primeira idéia. Mas, de qualquer forma, as empresas ou profissionais da área, assim como outros setores, devem ter a possibilidade de gerar várias idéias para que delas resultem poucas realmente boas. Várias são as fontes a que se pode recorrer na geração de idéias, mas algumas técnicas são necessárias para garantir seu melhor proveito:
· Observação: um bom observador é, geralmente, um bom gerador de idéias.
· Auto-análise: muitas idéias surgem de uma auto-análise, da reflexão sobre as necessidades próprias que não estão sendo atendidas por nenhuma empresa.
· Leitura: a junção de várias experiências pode abrir a mente para possibilidades antes não consideradas.
· Brainstorming: sem o boicote a nenhuma idéia, desde que bem estruturadas, podem trazer resultados inesperados, principalmente quando abertas a profissionais de níveis intermediários e de diferentes setores da empresa.
· Network: conversas informais com amigos, colegas de profissão ou áreas de atuação são técnicas informais, mas que, de maneira descontraída, podem levar o profissional a gerar boas idéias.

As fontes de geração de idéias são inúmeras e podem ser classificadas em duas categorias: internas e externas à empresa.

Fontes internas

Seja por meio de uma estrutura formal e oficial de pesquisa, seja informalmente, promovendo-se brainstormings entre os funcionários, adotam-se caixas de sugestões ou mesmo organizando-se pesquisas internas. Muitas empresas não dão a devida atenção às informações colhidas por elas. Conseqüentemente, deixam de obter importantes subsídios para o desenvolvimento de novos eventos.

Como as fontes internas podem ajudar na geração de idéias

· Equipe de Vendas: os vendedores responsáveis por oferecer os eventos da empresa conseguem, após várias visitas, reportar ricas informações, que ficarão nas mãos somente de cada vendedor, não resultando em benefício da empresa promotora de eventos.
· Equipe de suporte e atendimento: podem também contribuir para enriquecer uma discussão da direção da empresa sobre melhorias nos atuais eventos ou na idealização de novos eventos.
· Caixa de sugestões. são úteis para obter opiniões de quem trabalha no dia-a-dia da operação sobre idéias de melhorias nos atuais eventos ou de novas idéias.
· Pesquisas internas: São realizadas por meio de questionários aplicados durante reuniões de focus group ou entregues a cada funcionário participante.
· Estrutura interna de pesquisa: é comum empresas terem uma estrutura dedicada a pesquisar novas idéias de eventos ou novas formas de realizar os atuais.

Segundo pesquisa apresentada por Kotler e Armstrong (2003), aproximadamente 45% das idéias de novos produtos são geradas dentro da empresa. Essa fonte é, portanto, uma das mais interessantes para a empresa na busca por idéias. Embora não se conheçam dados nacionais, é bastante provável que também aqui essa proporção seja elevada.

Fontes externas

Podem-se buscar informações externamente nas empresas com as quais se relaciona, nos concorrentes e ainda observando outros eventos, anúncios e reportagens.

· Clientes: suas necessidades e seus desejos podem ser reconhecidos por meio de pesquisas e estudos realizados pela própria empresa ou, quando comportar, por um instituto de pesquisa especializado. Pode-se utilizar de pesquisas de satisfação, brainstormings periódicos, workshops e reuniões de grupos de clientes.
· Fornecedores e parceiros de negócios: fornecedores, distribuidores e parceiros de negócios, além de agências de publicidade e propaganda são fontes que se relacionam com outros setores e podem relatar experiências diferentes do dia-a-dia da empresa.
· Concorrência: saber o que a concorrência está fazendo e tentar descobrir seus próximos passos pode servir de fonte para possíveis idéias. Deve-se analisar não somente os atuais concorrentes como também os potenciais, já que eles podem estar se direcionando para o mesmo caminho que a empresa.
· Outros eventos: a partir da observação e participação de vários tipos e dimensões de eventos, pode-se identificar o que pode ser feito melhor, o que está faltando e o que pode ser aproveitado.
· Outras fontes: livros, reportagens ou anúncios em revistas, jornais, outdoors ou qualquer outro veículo de comunicação fazem parte, portanto, das fontes externas de obtenção de informações.

Seleção de idéias

Embora geralmente um número grande de idéias geradas seja interessante, é necessário selecionar a melhor, ainda que seja doloroso descartar idéias interessantes.
Nesta fase são avaliadas todas as idéias geradas segundo critérios estabelecidos pela própria empresa, reduzindo-se a uma única ou a poucas idéias. Para a escolha da melhor, primeiramente é necessário definir o que, no caso, se entende por ‘melhor’. São analisados em um primeiro momento fatores como recursos necessários, pontos fracos e fortes, adequação à imagem da empresa e tendências de longo prazo, para, em seguida, serem analisados fatores como demanda prevista e concorrência e o ROI (Retorno sobre e Investimento).
A autora sugere um processo bem simples de seleção de idéias, que foi desenhado para servir de guia para uma discussão mais ampla, e não para tomar a decisão final, que cabe aos executivos da empresa.

Processo de seleção de idéias

No processo proposto pela autora, são analisadas a demanda e a competência interna.
· Demanda: visa considerar a existência da demanda, seu tamanho em valor de receita e a participação possível de mercado diante da concorrência.
· Competência interna: podem ser considerados vários aspectos, como a capacidade técnica de execução da idéia, a existência de recursos internos ou de parceiros, o custo de viabilidade do projeto, o impacto do negócio, a possibilidade de gerar vantagem competitiva e a adequado com a imagem da empresa.
O processo de seleção de idéias pode ser executado, conjunta ou separadamente, pelos profissionais da empresa das áreas de vendas, marketing, produtos, pesquisa ou pela direção da empresa.

Grau de inovação

Ao selecionar uma idéia entre varias, é preciso analisar se ela representará valor real ou único ao cliente e se irá perdurar no longo prazo. Isso significa avaliar seu grau de inovação ou diferenciação no mercado. A autora propõe uma metodologia de perguntas e respostas que consiste em cada resposta corresponder a um grau de inovação (alto, médio, baixo) alcançado pela idéia.

Teste e avaliação das idéias selecionadas

Apesar de a idéia selecionada eventualmente ter sido gerada com processos que envolveram clientes, fornecedores e outras pessoas de fora da empresa, é conveniente que ela seja testada, agora como conceito, por esse tipo de público, antes de partir para o desenvolvimento e execução.
No setor de eventos, a empresa pode testar o conceito utilizando-se de material impresso que descreva a estratégia, o objetivo, o público-alvo e as características do evento, uma vez que, por ser intangível, ficam inviáveis as pesquisas in loco.
De posse desse material, o promotor do evento pode efetuar visitas informais a um grupo previamente selecionado de clientes e parceiros atuais ou mesmo potenciais para apresentar o conceito.
Uma vez gerada, selecionada e testada a melhor idéia entre as cogitadas, o promotor enfrentará a próxima etapa do processo, que consiste na estruturação da idéia selecionada.

Referência:

GIACÁGLIA, Maria Cecília. Eventos: como criar, estrutuar e captar recursos. São Paulo: Aleph Thomsom, 2006.

● INTRODUÇÃO DO LIVRO EVENTOS ●

Quem quer que tenha acompanhado a história dos eventos fica bastante impressionado com o rápido e grande desenvolvimento do setor relacionado a negócios, tanto nos Estados Unidos como no Brasil. Kotler (1990) situa nos anos iniciais da década de 1950 o começo, ainda tímido, do destaque dos eventos na área de promoções de vendadas.
O complexo Anhembi foi inaugurado em 1970. Segundo Evaristo Nascimento, “muito embora o presidente do evento afirmasse que esta primeira experiência se destinava a criar uma mentalidade de feira comercial através da realização efetiva de vendas, as feiras brasileiras foram consideradas eventos institucionais até a abertura do mercado, ocorrida em 1990”
O impacto do primeiro momento do aparecimento das grandes feiras foi diminuindo e a soberania dessa forma de eventos foi cedendo lugar a outras modalidades. A popularidade que os eventos adquiriram acabou por transformá-los em commodities. Para boa parte da população, muitos eventos banalizaram-se pela repetição, falta de novidades e inoperância de seus organizadores. O número exagerado de propostas criou problemas não só na busca de recursos para sua realização como também por parte dos eventuais patrocinadores na tomada de decisões e na escolha de eventos a serem por eles patrocinados. Aos requisitos e aos conhecimentos necessários de alguém que se dispusesse a organizar eventos juntaram-se, portanto, novas exigências. A primeira etapa consiste na busca de uma excelente idéia originária de várias fontes. Geralmente a pessoa (ou o grupo) encarregada tem mais de uma idéia. Cada uma dessas idéias é, então, analisada a fim de selecionar-se a melhor. A que for selecionada passará por um processo de melhor elaboração e por um teste.


Referência:
GIACAGLIA, Maria Cecília. Eventos: como criar, estruturar e captar recursos. São Paulo: Aleph Thomsom, 2006.