Quando são oferecidos benefícios aos patrocinadores do evento, estes devem estar relacionados a um ou mais dos possíveis objetivos principais do evento, que são essencialmente, exposição da marca, relacionamento e venda. Os benefícios podem ser, por exemplo:
Exposição da marca: divulgação na mídia (de acordo com o tamanho da cota), assessoria de imprensa (mensão e agradecimento durante entrevistas ou mídia impressa), peças de divulgação (mídia, folders, e-mails e outros), merchandising (banners e material distribuído no local do evento), patrocínio do traslado e patrocínio do Keynde Speaker, que é a possibilidade de patrocinar com exclusividade o palestrante principal;
Palestras durante o evento;
Estande ou espaço exclusivo;
Ações sociais e de entretenimento: como atividades esportivas, almoços, jantares, coffee breaks ou coquetéis, salas de relaxamento ou beleza, shows, cursos de aperfeiçoamento pessoal, sala de internet e outros.
ESTRATÉGIAS PRÉ E PÓS-EVENTO
As ações pós-evento devem ser iniciadas antes do início do evento, ter continuidade em sua execução e ser devidamente duradouras.
Algumas ações:
Mais que um RSVP: Aplicado a pessoas convidadas no evento. RSVP é uma expressão francesa “Répondez, s’il vous plaît”. É uma fonte rica de dados dos convidados, como pesquisas de perfis, pesquisas específicas para o evento, pesquisa da lembrança da marca, pesquisa do conteúdo;
Contato pré-evento: interagir com os confirmados antes do avento;
Mailing dos participantes;
Envio de material;
Pós-evento: Novos contatos e encontros após o evento;
Administração do mailing e das ações: estruturas e bom planejamento;
AVALIAÇÃO DO EVENTO
Identificar através de análises os pontos fortes e fracos que levarão a melhorias em eventos futuros.
CÁLCULO DO VALOR DO EVENTO
Etapas:
- Identificar o custo do evento, mesmo que seja apenas uma estimativa;
- Calcular o valor do evento. Formas de calcular:
Fase I – Fase de baixa concorrência – Preço = margem (variável) + custo (fixo).
Fase II – Fase de alta concorrência – preço definido pelo mercado –
Margem = Preço (fixo) + Custo (variável).
Fase III – Fase da busca pela vantagem competitiva – diferenciação. Com os custos controlados é possível definir o preço com as margens pretendidas.
DECISÕES SOBRE NÍVEIS DE COTAS DE PATROCÍNIO
Cotas de patrocínio são “parcelas predefinidas da parte total do valor do evento que cabem a cada patrocinador”.
Sobre a destinação de cotas o promotor deve estar atento ao valor do evento para saber quantos patrocinadores serão necessários, o impacto na exposição de sua própria marca, valor das cotas, tamanho e número de patrocinadores.
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