● CAPÍTULO DOIS DO LIVRO EVENTOS: ESTRUTURAÇÃO DA IDÉIA DE UM EVENTO EM UM PROJETO ●

Determinação de conceito do evento

• Evento: combinação de três itens: tema central, missão e objetivos.

• Tema central: geralmente é o próprio título. É muito importante a escolha de um título tanto para motivar o investimento de futuros patrocinadores, quanto para identificação pelo público alvo. Quanto mais específico, maiores são as chances de se conseguir patrocinadores.

Exemplo Título: Salão de novos negócios-1000 idéias de como montar um novo negócio. Título atual, inovador, direto e segmentado.

Exemplo Tema central: CONAREC- Congresso Nacional das Relações Empresa-Cliente –“A gestão estratégica das relações com clientes: pessoas, processos, tecnologia”. O título não se altera( CONAREC), as empresas promotoras do evento apostam a cada ano, de acordo com as tendências do mercado, em um tema diferente.

• Missão: Razão de existir de um evento. Deve ser duradoura e explicitar em poucas palavras ou em um parágrafo o principal conceito do evento, seu propósito e sua contribuição para o mercado. Deve ser bem descrita, para que todos da equipe trabalhem independentes, mas conduzidos por um único propósito.

Exemplo: CONAREC – Ser o principal evento latino-americano e um dos maiores eventos do mundo[...]. Missão clara e arrojada. Mostra o que os organizadores pretendem com o evento hoje e amanhã.

• Objetivos: Deve traduzir a missão, razão de existir, através de objetivo principal e secundário. Define o que se pretende alcançar. Deve ser de fácil reconhecimento por todos os envolvidos no evento.

• O objetivo principal pode abranger três tipos de propósito: o relacionamento, a divulgação da marca e a execução de negócios e vendas. Para que o foco não seja perdido, o evento deve abranger somente um propósito.

Exemplo: Agriforum – O evento tem por objetivo constituir-se num fórum de discussões envolvendo a cadeia do agronegócio no país [...] Objetivo claro e

priorizado.

• Objetivos secundários: Outros objetivos dos patrocinadores que serão atendidos com o projeto.

Exemplo: IT Fórum- Aumentar os relacionamentos para poder aumentar a s vendas, colocando as empresas patrocinadoras frente a frente com os mais importantes profissionais tomadores de decisão que movimentam o mercado da tecnologia, em reuniões formais e eventos informais[...] Objetivo principal e objetivos secundários bem definidos.

Identificação do público alvo e do perfil dos convidados

• Público alvo: Correspondem as expectativas traçadas nos objetivos. Significa decidir quais empresas e pessoas serão convidadas a participar do evento. É ideal que o promotor selecione apenas um público para não perder o foco por meio de: a) uma única estratégia de comunicação e divulgação; b) um formato único do evento; c) uma única estratégia de arrecadação de verba e d)um único sistema de avaliação do evento. Em um evento corporativo, o público alvo é mais específico e sua definição é composta da seguinte maneira:

1. Expectativa e objetivo do número de empresas participantes;
2. Segmentação das empresas convidadas;
3. Expectativa e objetivos do número de profissionais participantes;
4. Segmentação dos profissionais convidados.

Em um evento direcionado a pessoas físicas, dificilmente será possível uma definição igual à de um evento corporativo. Define-se a quantidade de público esperada e as características desejadas e comuns dos convidados.

Escolha do formato do evento

É composto de data, local, atividades e programa.

• Escolha da data

Deve atender aos convidados, patrocinadores e promotores. Para a escolha de uma data apropriada são necessários: pesquisar datas comemorativas, pesquisar eventos concorrentes, considerar dias da semana mais apropriados, considerar datas de fechamento de vendas, sazonalidade.

• Definição do local

Para a escolha de um local, o promotor deve estar atento a três questões:

O local tem a cara do evento? Os itens da segmentação do público alvo, como região geográfica, podem influenciar na escolha do local.

O local tem a infra estrutura necessária? São pontos importantes. Devem ser analisados: estacionamento, tamanho, qualidade dos restaurantes e variedade dos cardápios, entre outros.

O local condiz com o orçamento disponível? A realização de um evento em um determinado local varia conforme seu custo. Também é importante avaliar a relação custo/beneficio que ele trará ao resultado final em comparação à outras alternativas e à sua atratividade tanto para os convidados, quanto para os patrocinadores.

Atividades

Variam de acordo com o objetivo do evento, relacionamento, vendas, exposição da marca etc.

Exemplos de atividades: palestras; reuniões; ações sociais, culturais e de entretenimento;

estande para exposição; estande para vendas.

Palestras

O promotor que for realizar o evento tem duas opções. Ele pode contratar os palestrantes ou contratar uma empresa especializada para indicar o palestrante. Para que o promotor tenha tranqüilidade com o evento a melhor opção é contratar uma empresa que faça todo o tipo de serviço tais como: hotel, alimentação, taxas de contratação, transporte e etc...

A agenda do palestrante de renome nacional ou internacional é bastante disputada e costuma ser preenchida até com um ano de antecedência.Portanto, essa deve ser uma das primeiras decisões do promotor do evento.

O promotor deverá apresentar os objetivos e estratégias do evento e os objetivos específicos da palestras em questão.

Reuniões

Reuniões privadas com pessoas do interesse do patrocinador significam ganhar muitos pontos no projeto. Uma das maiores dificuldades que empresas fornecedoras de produtos e serviços encontram em eventos de relacionamento é a atração de possíveis compradores para ouvi-las.

ACÕES SOCIAIS, CULTURAIS E DE ENTRETENIMENTO

É importante a interação entre patrocinadores e público convidado, além da possibilidade de exposição da marca. Dessa forma um evnto pode oferecer entretenimento tais como:

• Atividades esportivas
• Almoços, jantares, coffee breaks, coquetéis e outros.
• Salas de relaxamento ou beleza
• Shows
• Cursos de aperfeiçoamento pessoal
• Sala de internet
• Visitação exclusiva

ESTANDES PARA EXPOSIÇÃO E VENDAS

O estande pode desempenhar papeis diferentes, de acordo com o objetivo do evento. Com relação ao tamanho do espaço, o promotor do evento pode escolher entre três possibilidades:

• Estandes padronizados: Costumam ser utilizados quando a exposição não é a principal atividade do evento.
• Estandes customizados, com estrutura construída pelo organizador: O pormotor pode contratar uma empresa especializada em montagem de estandes e oferecer opções predefinidas de visual e de tamanho para os estandes.
• Estandes customizados com estrutura definida e implementada sob responsabilidade de patrocinador: O promotor pode deixar livre a escolha do visual e tamanho do estande, oferecendo apenas o espaço onde será instalado.

PROGRAMA

É preciso definir o programa geral com horários, durações e conteúdo.

• Dias de duração

• Horários de inicio e termino

• Horários de inicio e termino de cada palestra e atividade

• Palestrantes e pequeno histórico de cada um deles

• Resumo de cada palestra com tópicos-chave

• Sala ou ambiente onde será apresentada cada atividade ou palestra, inclusive com mapa de acesso.

• Horários e locais das refeições

• Atividades paralelas como passeios, atividades esportivas, excursões, dias livres etc.

Referência:

GIACÁGLIA, Maria Cecília. Eventos: como criar, estrutuar e captar recursos. São Paulo: Aleph Thomsom, 2006.