terça-feira, 28 de outubro de 2008

● CAPÍTULO SEIS DO LIVRO EVENTOS: PLANEJAMENTO DA VENDA●

Para ter sucesso na venda de um projeto deve-se ter um bom planejamento, com treinamento, elaboração de material de apoio e desenvolvimento do plano de ataques.
É necessário que o vendedor de um projeto de eventos se prepare adequadamente antes de partir para a negociação.
A primeira fase do treinamento é vivenciar a aquisição de patrocínio de alguns eventos, mesmo que simuladamente.
Conhecer o mercado de eventos é fundamental para entrar nesse ramo de negócio. É importante para o vendedor o entendimento aprofundado do processo de organização de um evento.
Para vender o projeto de um evento, é fundamental conhecê-lo a fundo. A obtenção de domínio total sobre o projeto do evento significa estudar e compreender tanto os seus aspectos estratégicos quanto os operacionais.
Uma vez estruturado o projeto do evento, o promotor deve proceder à elaboração de um documento que o apresente de forma profissional, abrangente, pormenorizada e, principalmente, convincente. Esse documento servirá de base para que os vendedores do projeto possam iniciar a negociação com os possíveis patrocinadores. Pode ser formatado em quatro formas diferentes: software próprio para texto, como Word; slides em PowerPoint; folheto elaborado em papel especial e com impressão gráfica; revista própria para divulgação do evento. O documento para apresentação do projeto de evento deve ser sucinto para não aborrecer o leitor com muitos dados, ao mesmo tempo em que tem que ser completo a ponto de não deixar nenhuma informação relevante de fora.
Para a apresentação institucional da empresa promotora devem ser apresentadas em poucos parágrafos, a empresa e a sua história. A empresa deve demonstrar que está apta a executar o evento proposto de forma primorosa.
Após a apresentação da empresa e de sua história, deve-se deixar claro qual é o conceito principal do evento, definido quando da estruturação do projeto. Deve conter:
• Tema central;
• Missão;
• Objetivo principal do evento;
• Objetivos secundários;
• Público-alvo.

Os mesmos dados que serviram de apoio ao promotor do evento no processo de geração, seleção e teste de idéias podem ser apresentados aos patrocinadores para comprovar (justificar) a relevância do evento e mostrar ter sido uma necessidade ou tendência forte de mercado que o despertou para realizá-lo.
Se no conceito do evento foi citado de maneira superficial o público-alvo, na parte específica para esta informação deve ser feita uma apresentação o mais pormenorizada possível do perfil e das características em comum dos participantes a serem convidados.
No caso dos eventos corporativos, o promotor do evento pode fornecer uma lista de convidados ou mesmo dos já confirmados. Dessa lista devem constar os seguintes itens:
• Empresa;
• Profissionais;
• Outras informações pertinentes.

O promotor inclusive, pode divulgar essa lista para que os patrocinadores opinem sobre ela, confirmando-a ou alterando-a No caso de eventos dirigidos a pessoas físicas, deve-se apresentar, além de uma estimativa do número de público e o seu perfil, também a audiência prevista na mídia. A soma desses dois números determina o público total do evento.
A apresentação do formato do evento deve ser feita de tal forma que o patrocinador se sinta “dentro do evento”, como se assistisse, em 3D, à sua execução.
No formato do evento devem constar as seguintes informações:
• Local
• Data
• Atividade
• Palestrantes
• Programa

O documento de cotas de patrocínio deve apresentar o resultado do planejamento no que se refere às cotas, aos valores e aos benefícios. Devem constar da apresentação os seguintes itens relacionados às cotas de patrocínio:

Benefícios oferecidos: Devem ser descritos de forma clara e abrangente. Quanto maior for o número de informações fornecidas e maiores a especificidade dessas informações, maiores serão as probabilidades de sucesso na venda do projeto. É preferível poucos e efetivos benefícios a muitos, porém pouco representativos.

Número de cotas, valor de investimento e condições de pagamento: Além dos benefícios oferecidos, o documento pode apresentar o valor do investimento e o número de cotas previsto para cada modalidade. Uma vez divulgados o valor, os níveis e o número de cotas do patrocínio, eles não mis podem sofrer alterações, sob nenhuma hipótese, até o final das negociações entre o promotor do evento e possíveis patrocinadores.

Condições de pagamento: As mais comumente empregadas no setor de eventos:
• Parcelado, com reserva antecipada.
• Pagamento à vista, com desconto.
• Duas parcelas iguais, sendo a primeira na assinatura do contrato e a segunda após o evento.
• Parcelado, conforme negociação dos prazos.

Construção de uma proposta única de valor: Quando o promotor de um evento define e estrutura o seu projeto, ele o faz de duas formas possíveis;


1. Um projeto padrão que atenda a todos os objetivos e necessidades dos patrocinadores.

2. Um projeto único para cada objetivo e necessidade de cada um dos patrocinadores. O resultado final da primeira abordagem é a necessidade de enquadrados patrocinadores no modelo padrão. O melhor projeto é, portanto, aquele desenvolvido especialmente para cada cliente, desde que com parâmetros predefinidos que limitem custos e garantam os objetivos do promotor do evento.


Muitos promotores de eventos não conseguem desenvolver uma proposta única de valor por não terem condições de atender a algumas das exigências desse tipo de proposta, como:
• Capacidade de ouvir
• Flexibilidade
• Criatividade
• Estrutura financeira
• Planejamento comercial

Outras informações ainda não discutidas, quando apresentadas pelo promotor do evento, podem fazer a diferença na negociação com possíveis patrocinadores. Entre elas, estão as relações de participantes e de patrocinadores confirmados.

Participantes confirmados: Nos eventos corporativos, após a apresentação de projeto e durante todo o processo de negociação, o promotor pode manter possíveis patrocinadores atualizados, por meio de e-mail, contatos telefônicos ou qualquer outra forma de comunicação, sobre novas confirmações do evento.

Patrocinadores confirmados: Divulgar os patrocinadores que já fecharam acordo com a empresa promotora do evento pode ser bastante benéfico e às vezes até imprescindível para a negociação com outros, desde que se atenda a alguns cuidados:
• Perfis semelhantes
• Empresas concorrentes
• Empresas parceiras

Caso a empresa ainda não tenha fechado nenhum patrocínio, pode recorrer à divulgação dos nomes pretendidos e dos em fase de fechamento. As regras são as mesmas. Pode também divulgar os patrocinadores de edições anteriores, desde que tenham ficado satisfeitos com sua participação, pois certamente serão questionados pelos interessados.

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© 2008 Por Luís Belloni